文件記錄保存補(bǔ)充指導(dǎo)原則
以下粗黑體字部分為文件記錄保存的最低 規(guī)定。此外，所有工廠必須遵守有關(guān)公告及文件
記錄保存的具體法律規(guī)定。下文列出的其它條款為參考建議或某些“模范”工廠采用的作法。
人事檔案：
? 所有工廠必須保存每位工人的人事檔案。
? 人事檔案必須包括工廠所在國(guó)適用的年齡證明文件的復(fù)本（如身份證、護(hù)照、旅行文件、社?？ǖ龋?/p>
? 人事檔案中包括由工人簽名認(rèn)同的錄用日期證明文件。
? 法律規(guī)定的雇用合同/ 雇用信應(yīng)由工人和工廠分別簽名。
? 由工人填寫的應(yīng)征表應(yīng)包括地址、聯(lián)絡(luò)方法、推薦人、工作經(jīng)歷及教育程度等基本內(nèi)容。
? 工人于近期拍攝的照片。
? 書面的紀(jì)律處分文件，其中包括工人的簽名。
考勤卡：
? 所有工廠必須使用考勤卡、電子條碼卡系統(tǒng)或出勤表準(zhǔn)確記錄每位工人的實(shí)際工作時(shí)間。
? 如工廠使用考勤卡或電子條碼卡系統(tǒng)，工廠必須記錄工人每天上下班的時(shí)間。
? 工廠可使用出勤表，并在出勤表中記錄工人每天的上下班時(shí)間、加班時(shí)間及休息日安排。
出勤表應(yīng)由工人（至少每周一次）簽名確認(rèn)記錄的準(zhǔn)確性，工廠必須保存完整的出勤表記錄。
? 考勤卡記錄應(yīng)至少保存一年。某些國(guó)家要求工廠保存這些記錄的期限超過 1 年。
工資表：
? 所有工廠必須保存工資表，以證明工廠向每位工人支付了應(yīng)付的小時(shí)工資、每日工資、每月
工資或計(jì)件工資。
? 工資表應(yīng)包括正常工作時(shí)間、根據(jù)產(chǎn)品件數(shù)或工作時(shí)間計(jì)算的工資總額、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、代扣款
及實(shí)得工資等內(nèi)容。
? 工廠必須保存原始計(jì)件工資等相關(guān)文件，以證實(shí)工資表記錄的準(zhǔn)確性。
? 工資表必須至少保存一年時(shí)間。某些國(guó)家要求工廠保留工資表的期限超過 1 年。
? 工廠在工資表中記錄節(jié)假日時(shí)間、最高獎(jiǎng)金額、計(jì)件工作的加班工資、貸款及代扣款等內(nèi)容。
? 工人簽名確認(rèn)工資表記錄的內(nèi)容，并表示收到工廠支付的實(shí)得工資。
工資單：
? 工廠在發(fā)放工資時(shí)必須向所有工人提供以當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言編寫的工資單，工資單必須明確記錄工人的
正常工作時(shí)間、加班時(shí)間、計(jì)件工資、工資總額、代扣款及實(shí)得工資。
? 工人必須在工廠保存的工資單復(fù)本上簽名，以表示認(rèn)可工資單的各項(xiàng)內(nèi)容并確認(rèn)收到工廠支付
的實(shí)得工資。
有些工廠通常鼓勵(lì)或要求工人在超出法定工作時(shí)間限額以外的時(shí)間內(nèi)繼續(xù)工作，或剝奪工
人享有一天休息日、休假或病假的權(quán)利。
為防止上述問題的發(fā)生，供應(yīng)商行為準(zhǔn)則的“工作時(shí)間”條款禁止：（1）工人工作時(shí)間
超過法定限制；（2）工廠未在 7 天中為工人提供 1 天休息日；（3）工廠未根據(jù)法律規(guī)定為
工人提供休假、病假和事假。如法律允許一周工作時(shí)間超過 60 小時(shí)，供應(yīng)商行為準(zhǔn)則仍要求
工廠的一周工作時(shí)間不得超過 60 小時(shí)。
針對(duì)生產(chǎn)高峰期的工作時(shí)間安排，如工廠能夠遵守以下 5 條補(bǔ)充指導(dǎo)原則，Sears
Holdings 準(zhǔn)許工廠一周工作時(shí)間超過 60 小時(shí)（包括正常工作時(shí)間和加班時(shí)間）：
1. 工廠每天的工作時(shí)間不超過 12 小時(shí)。在工人一周工作六天的情況下，工廠一周總工時(shí)
最高為 72小時(shí)。
2. 工人在 7 天中享有一天的休息日，或安排在工作 7 天后的下一周內(nèi)休息一天。如工廠
在生產(chǎn)高峰期時(shí)不得不安排工人在休息日內(nèi)加班。工廠不可以安排休息日內(nèi)加班多于
兩周一次。
3. 工廠一年的生產(chǎn)高峰期不得超過 4 個(gè)月或 17 周。工廠在一年 12 個(gè)月中至少應(yīng)有 8 個(gè)
月時(shí)間實(shí)行一周工作時(shí)間最高為 60小時(shí)的非高峰期工作時(shí)間規(guī)定。
4. 工人有權(quán)根據(jù)當(dāng)?shù)胤傻囊?guī)定領(lǐng)取正常工資和加班工資。
5. 工廠需確保工人了解一周工作時(shí)間的一般規(guī)定，工廠在要求工人加班時(shí)應(yīng)征求他們的同意。
如果工人不愿意從事加班工作，工廠必須尊重工人的決定，并不得以任何方式迫使或強(qiáng)制其從事加班
工作。