體系文件編寫的基本要求
社會責(zé)任管理體系應(yīng)該是一個(gè)文件化的體系。社會責(zé)任管理體系文件是公司為了實(shí)施社會責(zé)任管理而編寫的，系統(tǒng)化的和規(guī)范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過程就是公司結(jié)合自身性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)要求轉(zhuǎn)化為具體的社會責(zé)任管理體系文件的過程。按照標(biāo)準(zhǔn)建立的體系文件是公司實(shí)施社會責(zé)任管理的規(guī)范。參照ISO10013《質(zhì)量手冊編寫指南》附錄A的描述，社會責(zé)任管理體系的文件結(jié)構(gòu)也可分為三個(gè)層次，即：
（1） 管理手冊（A層次）
（2） 程序文件（B層次）
（3） 作業(yè)指導(dǎo)書和記錄（C層次）
它們的關(guān)系如下所示。各層次的社會責(zé)任體系文件應(yīng)與第一層次的社會責(zé)任手冊內(nèi)容對應(yīng)一致。各公司可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實(shí)際情況劃分體系文件的層次，不一定都需要三個(gè)層次。
管理手冊（A層次）：根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的SA8000管理方針、目標(biāo)來描述SA8000體系；
程序文件（B層次）：描述實(shí)施體系要素所涉及的各個(gè)職能部門的活動；
作業(yè)文件（C層次）：詳細(xì)的工作文件（表格、報(bào)告、作業(yè)文件，作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等）。
SA8000標(biāo)準(zhǔn)并沒有明確要求公司編寫社會責(zé)任管理手冊，公司可以根據(jù)自身特點(diǎn)和需要編寫管理手冊。對于社會責(zé)任管理基礎(chǔ)比較薄弱的公司，單獨(dú)編寫社會責(zé)任管理手冊有利于突出重點(diǎn)，強(qiáng)化社會責(zé)任管理，等到公司社會責(zé)任管理走上正軌后，逐步同其它管理體系整合在一起，實(shí)現(xiàn)多種管理體系的一體化。
由于社會責(zé)任管理體系文件的多層次性，在編寫體系文件時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：
1.1 系統(tǒng)性
體系文件反映了公司社會責(zé)任管理的特征，對與社會責(zé)任相關(guān)活動的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出了規(guī)定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。在編寫社會責(zé)任管理體系文件時(shí)，各層次文件應(yīng)涉及社會責(zé)任管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，應(yīng)從公司社會責(zé)任管理體系的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)進(jìn)行。
1.2 權(quán)威性
體系文件是公司實(shí)施社會責(zé)任管理和保證社會責(zé)任因素得到控制的行為準(zhǔn)則，體系文件應(yīng)遵循SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求、國家有關(guān)法律法規(guī)及其他的要求。社會責(zé)任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布后，就成為公司必須執(zhí)行的內(nèi)部法規(guī)性文件，是指導(dǎo)公司一切活動的行為規(guī)范和實(shí)施審核的依據(jù)之一。
1.3 見證性
社會責(zé)任管理體系文件可以作為客觀證據(jù)以向公司管理者、向利益相關(guān)者、向第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)證實(shí)公司社會責(zé)任管理體系的運(yùn)行情況。例如，對內(nèi)部審核或外部審核來說，社會責(zé)任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：
（1） 社會責(zé)任因素已被識別、重要性已經(jīng)評價(jià)；
（2） 有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)；
（3） 有關(guān)活動處于全面監(jiān)督之下；
（4） 程序文件更改處于受控狀態(tài)。
1.4 適用性
社會責(zé)任管理體系文件應(yīng)充分反映出公司活動的特點(diǎn)、公司規(guī)模、社會責(zé)任因素的類別、技術(shù)水平以及人員素質(zhì)等因素。社會責(zé)任問題同時(shí)也是一個(gè)發(fā)展的問題，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、法律法規(guī)要求的強(qiáng)化，社會責(zé)任管理體系也反映出動態(tài)特性。為了達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的，確保體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會責(zé)任管理體系需要不斷跟蹤法律法規(guī)要求及企業(yè)發(fā)展帶來的新變化。
1. 5 符合性
社會責(zé)任管理體系文件內(nèi)容應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，充分體現(xiàn)出"標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效"。草擬的文件應(yīng)經(jīng)過充分的討論和評審，以具備可操作性，并反映公司社會責(zé)任管理活動的客觀需求。