關(guān)于意見箱的特別說明
很多工廠有自然的等級體系，包含老板、最高管理層、中層經(jīng)理、主管、班組長和工人。通常
溝通要經(jīng)過此等級體系。遺憾的是這樣的溝通形式總是效率低下。常見的情形是工人的建議、需求
或投訴或者沒有送達(dá)高層，或者在經(jīng)過很多中層經(jīng)理和不同部門過濾后送達(dá)高層。關(guān)于有效管理意
見箱的建議說明如下：
工廠管理層應(yīng)制定制度和程序說明意見箱的目的和使用方法。制度中應(yīng)明確指出工人不會因使用
意見箱而受到懲罰。程序中應(yīng)明確開啟意見箱即檢查工人意見的負(fù)責(zé)人，以及管理層回復(fù)的時(shí)間
期限。意見箱程序和無報(bào)復(fù)制度的復(fù)印件應(yīng)張貼在每個(gè)意見箱旁邊。
應(yīng)對全體管理人員和工人培訓(xùn)意見箱程序。
應(yīng)在公共區(qū)域和隱秘區(qū)域均放置意見箱。一些工人在其他人面前使用意見箱可能感覺不舒服，而
一些工人則不會。公共區(qū)域可包括食堂、公告欄區(qū)域、娛樂室等。隱秘區(qū)域包括衛(wèi)生間和宿舍。
在任何情況下，工廠管理層不得讓保安站在意見箱附近。這會對工人構(gòu)成威脅，妨礙他們使用意
見箱。
意見箱應(yīng)備有紙筆供工人寫下建議或投訴。建議表應(yīng)留有空白寫日期、工人姓名（要表明工人可
選擇是否留名）、建議或投訴、聯(lián)系方式（如果工人希望就所提意見直接聯(lián)系本人）。還應(yīng)表明
工人不必使用建議表也可以反映意見、投訴或建議。
意見箱應(yīng)一直鎖上。只有指定人員可以打開意見箱，檢查提出的意見。
為保持透明度，可由工人代表和管理層代表一起開啟意見箱。
必須對工人提出的意見保密，尤其如果工人通過意見箱投訴或告知管理層他們所受的傷害。在任
何情況下，負(fù)責(zé)開啟意見箱檢查工人意見的管理人員不得與其他人討論工人的建議或投訴，如果
這些人既不參與調(diào)查具體投訴，也不是負(fù)責(zé)檢查工人意見的管理團(tuán)隊(duì)成員。
如果工人表示希望匿名處理，或意見具有敏感性，或投訴針對某個(gè)管理人員或同事，工廠管理層
就不應(yīng)一直公開回應(yīng)。但是，如果管理層希望公開回應(yīng)，張貼出來的信息應(yīng)關(guān)注于問題的內(nèi)容，
而不要透露投訴工人的姓名或工人投訴對象的姓名。
所有建議或意見應(yīng)由具備決策力的高級經(jīng)理檢查。所有嚴(yán)重投訴或意見應(yīng)由工廠高管指定的人員
適當(dāng)調(diào)查。
工廠管理層可對通過意見箱反映的任何建議或投訴進(jìn)行回復(fù)，而無論其重要與否。意見或建議一
經(jīng)適當(dāng)調(diào)查后可把回復(fù)放在工廠告示欄。
如果沒有收到工人意見，管理層可張貼以下回應(yīng)：“這段時(shí)間沒有工人提出建議”。這會使工人
相信管理層在檢查工人意見，也會提醒管理層潛在的問題，促使調(diào)查意見箱沒有使用的原因。
工廠管理層應(yīng)秘密保存調(diào)查記錄，包括工人訪談?dòng)涗洝?/p>
工廠應(yīng)對通過意見箱收到的所有意見進(jìn)行適當(dāng)追蹤，以確保所有意見已被檢查與回復(fù)。必須持續(xù)
實(shí)施意見箱體系，在截止期限前完成各項(xiàng)工作以不使員工對其喪失信任。
文件及管理體系
如果每月從工資中扣除工會費(fèi)，則應(yīng)在檔案中保留工人簽署的授權(quán)書，聲明工人自愿加入工會并
授權(quán)工廠每月從其工資中扣除工會費(fèi)。
追蹤工會會員數(shù)。工會只能正式代表自愿入會的工人。
如果集體談判協(xié)議書代替?zhèn)€人勞動(dòng)合同，應(yīng)保證每個(gè)工人得到一份集體談判協(xié)議書副本。
對于工會或工人代表的書面請求和要求及資方的答復(fù)保留副本。
將工人或工會代表與資方舉行正式及非正式討論的全部會議記錄集中存檔。
建立單獨(dú)途徑通告員工：與工會或其它工人社團(tuán)的溝通情況，資方根據(jù)討論結(jié)果所要采取的行
動(dòng)。例如，使用公告板向工人通告資方與工會之間的討論。
4.7.6文件、制度及體系 - 規(guī)范管理的證據(jù)
工廠文件清單
集體協(xié)商協(xié)議
雇傭合同
公司簡報(bào)
意見箱程序
工人管理層溝通系統(tǒng)（制度、程序和記錄）
通知與公告欄
管理層與工會或工人代表會議記錄
申訴記錄
無報(bào)復(fù)制度與無騷擾制度
扣除工會費(fèi)授權(quán)書
結(jié)社自由準(zhǔn)則相關(guān)培訓(xùn)記錄
結(jié)社自由準(zhǔn)則相關(guān)當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)